Die neue Art des Reparaturmanagements! by Plentific GmbH

Mit dem richtigen Werkzeug geht die aufwendige Verwaltung von Schadensmeldungen leicht von der Hand!

Eine gute Bewirtschaftung von Immobilien ist ungeheuer vielfältig und teuer.

FM- und TGM Dienstleistungen, egal ob im Unternehmen angesiedelt oder extern vergeben, sind zeit- und kostenintensiv. Es muss repariert, gereinigt, gewartet, aufgezeichnet, ausgelesen und permanent Austausch mit den Bewohnern/Mietern gehalten werden.

Egal, ob Telefon und E-Mail oder teilweise digitale Instrumente

Vor knapp 2 Jahren wollte ein mittelständischer Technischer Gebäudedienstleister seine internen Prozesse zur Bearbeitung von Reparaturaufträgen analysieren lassen, um Optimierungspotenziale aufzudecken.

Ein paar Zahlen dazu:

1. Von der Schadensmeldung durch den Mieter bis zur Auftragserteilung an einen einzigen gewählten Handwerker mussten 28 Arbeitsschritte vollzogen werden.
2. Involviert waren 3 Mitarbeiter
3. Das entsprechende Angebot lag 4 Tage später vor
4. Dem Mieter wurde 10 Tage später ein Termin zur Reparatur genannt

Das Problem dabei waren nicht einmal die 28 Schritte, da viele davon fast automatisiert in den Köpfen der Mitarbeiter abliefen. Aber der Zeitverlust bei 3 involvierten Mitarbeitern und die verzögerte Angebotsstellung erzeugen zwangsweise eine negative Mieterzufriedenheit. Fehlt nur einer der 3 Mitarbeiter, dauert alles noch länger.

Selbstverständlich ist das kein repräsentatives Beispiel, aber es lässt einen Eindruck zu, an welchen Stellschrauben gedreht werden kann.

1. Eine drastische Reduzierung von Arbeitsschritten und der beteiligten Mitarbeiter und
2. Ein konsistenter digitaler Prozess, der stets nachvollziehbar ist, und
3. eine größere Auswahl an verfügbaren Handwerksunternehmen.

Aufwendige EP Kataloge und Leistungsverzeichnisse, die einem klaren Misstrauen dem freien Markt gegenüber gleichkommen, erschweren es besonders kleinen Handwerksunternehmen am konstanten Auftragsvolumen der Immobilienunternehmen zu profitieren und führen zu einem permanenten Auftragsstau bei eben diesen.

Das man gerne auf bewährte als auf unbekannte Fachkräfte zurückgreift, ist verständlich aber auch vermessen. Wer einen neuen Kunden bedient, wird in der Regel gute Qualität abliefern. Wird man dann auch noch pünktlich bezahlt, existiert gleich von Beginn an ein Verhältnis auf Augenhöhe.

 Die Lösung ist schon da!

An genau diesen Stellschrauben dreht Plentific und die ersten Zahlen sprechen für sich.

Kunden, die ihre Reparaturaufträge über die webbasierte Plattform von Plentific verwalten, konnten die Anzahl der Reparaturen signifikant erhöhen, den Zeitaufwand je Auftrag drastisch senken und das Servicelevel um bis zu 40% verbessern. Zeitgleich werden Doppelbuchungen und Doppelzahlungen vollkommen vermieden und eine stets nachvollziehbare Auftragshistorie garantiert.

Wie schafft Plentific das?

Über eine dynamische Auftragsvermittlung auf einem freien Markt, der ohne restriktive Vertragsverhältnisse auskommt, wird nicht nur das regionale Handwerk in seiner ganzen Fülle unterstützt, sondern auch eine interne Kosten- und vor allem Zeitersparnis garantiert.

Auf einem einzigen intuitiv nutzbaren Dashboard kommunizieren Handwerker und Verwalter. Der so jederzeit und rückwirkend abrufbare Auftragsstatus eliminiert jegliche Verzögerung im Reparaturmanagement.

Plentific lässt sich an jedes bestehende Verwaltungssystem angliedern. Als webbasierte Plattformlösung benötigen Nutzer (Immobilienverwalter als auch Handwerker) lediglich Logindaten, um das Produkt vollumfänglich nutzen zu können. Der Kunde lädt einfach die zu verwaltenden Immobilien auf Plentific hoch und kann sofort objektbezogene Reparaturaufträge gezielt an bestimmte Handwerker oder über den freien Marktplatz vergeben. Alles datenschutzkonform und den höchsten Sicherheitsstandards entsprechend. Die automatisch fachlich und räumlich ausgewählten Handwerksunternehmen können abhängig von der Auftragsbeschreibung direkt ein aussagekräftiges Angebot abgeben. Die integrierten E-Wallets ermöglichen eine beispiellos schnelle Bezahlung der Rechnungen, und das abschließende Bewertungssystem der Handwerksleistung stellt eine stets hohe Servicequalität sicher.

Mit der auf Hochtouren laufenden Weiterentwicklung zur ersten echten digitalen Schadensmeldung durch den Mieter selber schließt sich der Kreis, und alle Beteiligten sind von Beginn an im Abwicklungsprozess involviert.

Verantwortliche für Digitalisierung

Wir sehen also, dass solche Lösungen existieren und funktionieren.

Sowohl kleine, mittelständische und große, private, kommunale oder genossenschaftliche Unternehmen und die angebundenen Dienstleister sollten dringend einen Mitarbeiter benennen, der sich stets auf dem Laufenden beim digitalen Angebot mindestens auf dem deutschen Markt hält und relevante Themen und Geschäftsmodelle an die Unternehmensleitung weitergibt. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Chefetage im Unternehmen die richtigen Entscheidungen treffen kann.

Die Vorteile bei so gut wie allen Start Up Lösungen in diesem und in anderen Bereichen liegen auf der Hand. Manche bedienen eine kleine Nische, andere bieten marktdisruptive Lösungen an. Aber alle möchten der Immobilienwirtschaft spürbare Mehrwerte für ihre tägliche Arbeit bieten und eine einfache Teilhabe am digitalen Wandel ermöglichen.

Um die entsprechenden Lösungen kennenlernen zu können, setzen gute Start Ups ihre Einstiegshürden in der Regel sehr niedrig an. Flexibilität und eine „Good Customer Experience“ stehen dabei im Fokus.

Es genügt nicht, sich von neuen Marktteilnehmern berieseln zu lassen und nach links oder rechts zu wischen. Eine aktive Marktanalyse zu betreiben, die einzelnen Lösungsanbieter aufzufordern, ihr Produkt zu präsentieren und dem angebotenen wie dem eigenen Geschäftsmodell auf den Zahn zu fühlen, sollte hingegen im Fokus stehen.

Denn eines ist klar. Digitalisierung lohnt sich, sie erzeugt einen Mehrwert und eine positive Umsatzentwicklung der Unternehmen!

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Autor: Hendrik Schulz

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